Tussen regels en maatwerk: in gesprek met de examencommissie van NLBA

Voor veel studenten is de examencommissie een mysterieuze partij. Wat ze precies doen en vooral: wat ze voor jou kunnen betekenen, is niet altijd duidelijk. Zeker bij deeltijdonderwijs komt deze commissie vaker om de hoek kijken omdat er meer sprake is van maatwerk. Daarom gingen we in gesprek met de examencommissie van NLBA. Wat doen zij en wanneer kun je bij hen aankloppen? We gaan in gesprek met Irma van der Horn, voorzitter van de examencommissie van NLBA.

Kunnen jullie jezelf kort voorstellen en vertellen wat jullie rol is binnen de examencommissie?

Ik ben Irma van der Horn en sinds 2023 voorzitter van de examencommissie van Netherlands Business Academy (NLBA). Samen met Evert, Janiek en Michel vorm ik de examencommissie van NLBA. Janiek en ik hebben vooral ervaring in het hoger onderwijs als docent, adviseur, toetsdeskundige en onderwijskundige. Evert en Michel brengen praktijkervaring mee als docent en financieel professional. Die combinatie van onderwijskundige expertise en praktijkervaring zorgt voor een brede blik binnen de examencommissie.

Zelf ben ik onderwijskundige en heb ik gewerkt bij verschillende hogescholen en een universiteit. Daarnaast ben ik als consultant actief geweest op het gebied van leren en ontwikkelen binnen het bedrijfsleven. Sinds twee jaar werk ik als zelfstandig professional. Op dit moment ben ik projectleider binnen het Groeifondsprogramma Npuls, dat de digitalisering van mbo, hbo en wo in Nederland stimuleert.

Hoe zouden jullie de rol van de examencommissie omschrijven?

De examencommissie ziet erop toe dat toetsing en examinering eerlijk, betrouwbaar en zorgvuldig verlopen. Dat betekent dat we controleren of toetsen aansluiten bij de leerdoelen, of beoordelingen op een zorgvuldige en consistente manier tot stand komen en of de kwaliteit van de examinering gewaarborgd blijft. Daarnaast behandelen we verzoeken van studenten, zoals aanvragen voor vrijstellingen of bezwaren tegen een besluit. Daarbij beoordelen we ieder verzoek onafhankelijk en op basis van de geldende regels. Je kunt ons zien als de onafhankelijke partij die erop toeziet dat iedere student op een eerlijke en gelijkwaardige manier wordt beoordeeld.

“De examencommissie is er om te zorgen dat toetsing eerlijk, betrouwbaar en zorgvuldig gebeurt”

Waarin verschilt jullie rol van die van docenten of het opleidingsmanagement?

Docenten verzorgen het onderwijs en beoordelen de ingeleverde opdrachten. Het opleidingsmanagement organiseert en coördineert de opleidingen. De examencommissie staat daar onafhankelijk van. Juist die onafhankelijke positie is belangrijk, omdat wij objectief toezien op de kwaliteit van de toetsing en examinering. Dat doen we onder meer door steekproeven uit te voeren op toetsen en beoordelingen, regels en richtlijnen rondom toetsing vast te stellen en verzoeken en bezwaren van studenten te behandelen. Zo zorgen we ervoor dat de toetsing voor iedere student zorgvuldig, transparant en volgens dezelfde uitgangspunten verloopt.

Wat merken studenten concreet van jullie werk, ook als ze geen maatwerk aanvragen?

Meer dan ze misschien denken. Achter iedere toets, beoordeling en herkansingsregeling zit een proces dat door de examencommissie wordt bewaakt. Je hebt daar als student meestal geen direct contact mee, maar het zorgt er wel voor dat de kwaliteit en betrouwbaarheid van de toetsing gewaarborgd blijven.

Hoe zorgen jullie ervoor dat studenten eerlijk en gelijk worden behandeld?

Door consequent dezelfde regels en beoordelingscriteria toe te passen en besluiten zorgvuldig te onderbouwen. Tegelijkertijd kijken we altijd naar de persoonlijke en specifieke situatie van een student. Daarbij wegen we ook mee hoe in vergelijkbare gevallen eerder is besloten, zodat vergelijkbare situaties ook vergelijkbaar worden behandeld. Soms kunnen we helpen en een beetje meebewegen, maar we blijven altijd objectief en de meetlat blijft gelijk ongeacht de situatie. Het komt ook wel eens voor dat we het niet met elkaar eens zijn, maar omdat we goed met elkaar in gesprek gaan komen we altijd tot één gezamenlijk besluit.

Welke uitdagingen zien jullie bij deeltijdstudenten?

Onze studenten combineren hun opleiding meestal met een baan, een gezin en andere verantwoordelijkheden. Dat maakt studeren soms extra uitdagend. Deadlines kunnen samenvallen met drukke periodes op het werk, onregelmatige diensten of persoonlijke omstandigheden. Dat herkennen we en daar hebben we begrip voor. We gaan per situatie kijken naar de bijzondere omstandigheden en beoordelen of maatwerk passend is. Maar we blijven wel binnen de kaders van de opleiding.

In welke situaties kunnen studenten een verzoek indienen?

Dat kan bijvoorbeeld bij ziekte of persoonlijke omstandigheden, een verzoek om vrijstelling, een extra herkansing of wanneer er vragen zijn over een beoordeling. Nadat een verzoek is ingediend, ontvangt de student een bevestiging. Vervolgens bekijken we het verzoek zorgvuldig. Soms vragen we aanvullende informatie op of plannen we een gesprek om een volledig beeld van de situatie te krijgen. Daarna nemen we een gemotiveerd besluit, dat altijd schriftelijk wordt toegelicht.

Wanneer is er ruimte voor maatwerk en wanneer niet?

Maatwerk is mogelijk wanneer dit past binnen de onderwijs- en examenregels en geen afbreuk doet aan de kwaliteit van het diploma. We kunnen daarom niet overal in meegaan, maar kijken altijd welke mogelijkheden er wél zijn.

Welke tips hebben jullie voor studenten die een aanvraag of bezwaar willen doen?

• Dien je verzoek ruim op tijd in
• Leg je situatie helder en duidelijk uit
• Voeg bewijs toe als dat relevant is
• Vraag hulp aan je opleidingsmanager als je twijfelt

Wat zouden studenten volgens jullie vooral moeten weten over de examencommissie?

Dat we er niet zijn om studenten tegen te werken, maar om de kwaliteit en eerlijkheid van de toetsing te bewaken. We zijn onafhankelijk, maar hebben ook oog voor de praktijk van deeltijdstudenten. Daarom kijken we altijd zorgvuldig naar wat redelijk is en binnen de regels mogelijk is.

Wat kunnen studenten doen om problemen met studievoortgang te voorkomen?

Wacht niet te lang als je ergens tegenaan loopt. Bespreek problemen of twijfels tijdig met je opleidingsmanager en, als dat helpt, ook met medestudenten. Hoe eerder je iets bespreekt, hoe meer mogelijkheden er zijn om samen naar een passende oplossing te kijken.